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  不景気な今だからこそ、ISO9001を経営改善ツールに!


   2001年5月において、弊社は「不景気な今、各企業は何を為すべきか!」というテーマで、ホームページからメッセージを発信している。2009年7月現在(2001年5月から約8年経過)、前回に増して、昨年の後半から100年に一度ともいわれる未曾有の経済危機状況が続いており、この状況が好転すべく確かな兆しはまだまだ見えてきていない。
   ISOマネジメントシステムを導入している企業の多くにおいても、次の図に示すように「景気が悪い」に端を発し、負のスパイラル状態に陥っているのではないかと考える。

   売上額の減少からコストの削減が叫ばれ、その中でも間接的な固定費については、その削減が無条件に敢行されているのではないだろうか。その中の一つの項目として、「ISOマネジメントシステム維持運用の中止」あるいは「活動内容の縮小」が実施されている、あるいは実施されようとしているのは想像に難くない。
   しかし、不景気な今だからこそ、ISO(特に、QMS)が経営改善に役立つツールになりえるとも考えられる。
   その理由を述べる前に、「世の中不景気だから何もせず(必要な投資もせず)、じっとしてやり過ごす」のかということである。
   いや、そうではないとするなら、
経営改善のための方法論として、今まで実践してきたQMS以外に適当な方法論がない(目標管理やバランス・スコアカード:BSCも、その一環である)。
経営戦略策定には他の方法論もあるが、PDCAのDoの部分の方法論としてはQMSが身近な方法論であり、最適である。
そもそも、QMSを導入したのは経営改善のためである(一部には、ISOの認証取得のみを目的とした企業もあるが)。
   では、以上のことから、今まで実践してきたQMS(ISOマネジメントシステム)の有効性について見直してみようということに腹が決まったなら、現状の問題点等について整理してみる必要がある。
   例えば、
QMSの内容は、自社の業務プロセスにマッチしたものになっているのかどうかである。というのも、ISO9001を認証取得した多くの企業で、「先ずは要求事項ありきで、自組織のプロセス(実務)を要求事項に合わせたQMSを構築しており、審査登録が目的化してしまっている」ケースが見受けられるからである。
QMSの仕組みが、実業務と一体となったシステムとして運用されているかどうか。
QMSの運用負荷が適切であるどうか(例えば、必要以上に記録を作成し、保管している等)。
QMSの運用で管理している記録等が有効に活用されているかどうか(例えば、顧客クレームや、その対処及び是正処置等の情報が組織内に水平展開されている等)。


   以上のことをまとめて言い換えると、「QMSの内容が、適正な運用負荷(運用コスト)で、効果的な結果が得られている」か、どうかである。この環境を実現する手段の一つを、次に紹介する。
   この内容は、2001年5月の提言においても述べた内容であるが、QMS導入の効果を上げている企業が非常に少ない要因の一つとして、QMSで管理している情報が有効活用されてないことにある。反面、その管理工数が少ない状況にあるわけでもない(逆に、コスト増になっている企業が多い)。その原因の一つとして想定される項目に、 「 記録等の管理作業を手作業で行っている = マネジメントへのIT導入が非常に遅れている 」 ことが考えられる。QMSの導入効果を最大化するためには、経営改善に合わせて、マネジメントにおけるITの活用を本格的に検討すべきであると考える。前回の提言から既に8年が経過したにもかかわらず、基幹業務と呼ばれる業務分野の電子化はほぼ100%に近い電子化が進んでいるものの、マネジメント分野での電子化は相変わらず遅れているといえる。このマネジメント分野の電子化、例えば、全社的QMS(ISOマネジメントシステム)の電子化が考えられる。このことにより、社内の連絡・報告・決裁の迅速化が図られ、社内情報の共有及び活用が促進され、その効果は処理効率の改善に伴うコスト削減のみならず、情報共有・活用に伴う顧客満足向上への貢献が、その必然として得られる。


   私は、貴社における最適なQMS環境を実現するために、初期導入コストがほとんどかからない、ISO運用ツールである「マネジメントPRO.net」のAMRI.ASPをご提案いたします。
   その結果、前述の負のスパイラルが、次に示すような成長のスパイラルに反転するものと確信しております。
技術士(情報工学)       
清 水 貞 治